Home

Als u besluit om een congres / event / workshop / hackathon /webinar te organiseren kan dat om verschillende redenen zijn; marketing, kennisoverdracht, verkoop of partnerbinding. U geeft hiermee aan dat u zich op een andere, innovatieve en proactieve manier wilt presenteren. Tijdens een dergelijk event geeft u een visitekaartje van uw bedrijf af. Het is daarom van het grootste belang dat alle werkzaamheden voorafgaand, tijdens en na afloop van het congres goed en professioneel verzorgd worden. Bedrijven hebben maar zelden zelf de capaciteit en expertise in huis om een goede invulling te geven aan de congresorganisatie.

Jakajima organiseert sinds 2005 gemiddeld 25 congressen per jaar in binnen- en buitenland. Het team van Jakajima heeft daardoor een jarenlange ervaring opgedaan. Als professionals denken wij met u mee, ondersteunen en ontzorgen u bij alle relevante onderdelen op inhoudelijk en operationeel niveau, zodat u volledige aandacht kunt hebben op de doelstelling die u met dit event wilt bereiken.

Werkwijze

Jakajima biedt de volgende ondersteuning voor uw congres aan:

  1. Conceptmanagement
  2. Uitvoering
  3. Projectteam
  4. Communicatie
  5. Ondersteuning tijdens het congres
  6. Afwikkeling en evaluatie

Ad 1 Conceptmanagement
De positionering en inhoud van het congres zijn zaken waarmee u zich als bedrijf kunt onderscheiden. Jakajima helpt u bij:

  • Meedenken met de positionering van het congres
  • Invulling geven aan de inhoud van het congres
  • Benaderen en vastleggen van sprekers
  • Benaderen en vastleggen van moderator
  • Benaderen van partners / sponsors

Ad 2 Uitvoering

Als belangrijke speler adviseren wij op allerlei gebied en maken wij voor u een enorme efficiencyslag in het gehele uitvoeringsproces. Wij kunnen u al het werk uit handen nemen, waarbij u kunt denken aan:

  • Opstellen actielijst en draaiboek
  • Opstellen begroting en begrotingsbewaking
  • Selectie van/afstemming met de locatie/catering en alle daarbij behorende activiteiten.
  • Afstemming met alle leveranciers

Ad 3 Projectteam

Daarnaast is het van belang dat alle werkzaamheden die bij een dergelijke organisatie komen kijken met de grootst mogelijke zorg worden uitgevoerd. Zorgen voor stabiliteit is de basis van een goed georganiseerd congres.

Wij verzorgen onder andere:

  • Het projectteamoverleg
  • Tijds-, kwaliteit- en budgetbewaking
  • Deelnemersregistratie en bevestiging
  • Betalingsafhandeling en administratie registraties
  • Bevestiging en begeleiding sprekers, partners etc.

Ad 4 Communicatie

Uiteraard is het belangrijk dat uw bestaande en nieuwe relaties goed geïnformeerd worden over de inhoud van het congres, de locatie en het tijdstip.

Jakajima kan deze communicatie geheel voor u uit handen nemen en u helpen bij:

  • Het hosten, opzetten en beheren van een website
  • Ondersteuning op het gebied van sociale media (LinkedIn, Facebook, Twitter etc.)
  • Versturen van e-mails en nieuwsbrieven
  • Versturen van fysieke uitnodigingen
  • Verzorgen van drukwerk etc.

Ad 5 Ondersteuning tijdens het congres
Op de dag van het congres wilt u uw handen vrij hebben om te kunnen netwerken en zelf kennis op te doen tijdens het congres. Jakajima zorgt voor:

  • Een soepel verloop van het congres op de dag zelf
  • Professionele invulling bij de registratie (laptops, scanners, badges en lanyards). Jakajima maakt gebruik van het professionele registratieplatform Tikcit.
  • Additionele personele ondersteuning tijdens het congres

Ad 6 Afwikkeling en evaluatie

Na afloop van het congres kunt u zich focussen op uw relaties. Jakajima zorgt voor de laatste afhandeling waarbij onder andere gedacht moet worden aan:

  • Versturen en verwerken van survey naar de relaties
  • Bedanken van relaties en partners
  • Afsluitend overleg en evaluatie etc.

Wij komen graag bij u langs voor een nadere kennismaken en brengen geheel vrijblijvend een offerte uit.

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Esther Wendrich, M. + 31(0)620008576 of met dit formulier.